Выпадающий список с поиском
- На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
- Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
- Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
- Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.
При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.
Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.
Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:
Как сделать выпадающий список в Excel? Пошаговая инструкция
Разработчиками ПО предусмотрено несколько методов, как создать выпадающий список в «excel». Далее рассмотрим все доступные способы:
Метод №1 – самый простой
Данный метод является наиболее простым, однако его функциональность имеет определенные ограничения. Его реализация достаточно проста, но есть определенная особенность, этой функцией можно воспользоваться только в графе, под ранее заполненными ячейками, на любые другие сегменты документа она не будет распространяться:
Вариант – 1 переходим в поле под перечнем значений, открываем контекстное меню, и в открывшемся окне выбираем функцию: «Выбрать из раскрывающегося списка»;
Вариант – 2 переходим в поле под заполненным списком, и нажимаем сочетание клавиш: Alt+V.
Метод №2 – стандартный алгоритм
Теперь рассмотрим метод с расширенным функционалом, для создания, в «excel» выпадающего списка в ячейке.
Присваиваем наименование заданному диапазону значений — для начала необходимо выделить желаемый диапазон сегментов с данными, которые должны будут находиться в раскрывающемся меню. Теперь этому диапазону сегментов, присваиваем имя – которое будет служить источником.
Способ – 1: выделив необходимый диапазон рабочих сегментов, открываем контекстное меню, и выбираем пункт: «Присвоить имя».
Способ – 2: выделив диапазон рабочих сегментов, переходим в раздел Формулы-Диспетчер имен-Создать, и в графе «источник» прописываем уникальное наименование для будущего реестра значений.
№2-2.
Проще говоря, создаем перечень наименований, а его имя, которое должно быть уникальным (не повторяющемся в документе), будет служить ссылкой на обозначенный диапазон ячеек с данными.
Создаем реестр данных — пройдя этап создания, так называемой «ссылки» на необходимый диапазон ячеек, перейдем непосредственно к созданию в «excel» выпадающего списка на несколько значений, для любой ячейки документа.
Выделяем нужную ячейку, она может располагаться в любом месте документа (как на листе где размещены значения, так и на всех дополнительных листах документа). Теперь необходимо перейти в раздел: Данные-Проверка данных, в открывшемся окне в графе «тип данных» из общего перечня выбираем «Список», и в графе «источник» прописываем имя реестра (в данном случае «продукты»).
Важно – перед именем, необходимо вставить знак равенства «=»
Таким образом мы рассмотрели еще 1 метод, как сделать выпадающий список в ячейке «Excel».
Важно – создавать данную опцию, можно не для одной графы, а сразу для любого их количества, расположенных в любой области «Документа». Выделяем через «CTRL» все ячейки, которым необходимо задать опцию конкретного перечня данных, и проделываем вышеописанный алгоритм действий
Как сделать зависимые выпадающие списки?
В основе создания связанных выпадающих списков лежит применение функции ДВССЫЛ, которая позволяет преобразовывать текст из ячейки в ссылку.
Другими словами, если в ячейку введено текстовое значение «А1», то функция ДВССЫЛ вернет ссылку на ячейку А1.
Теперь зададим имена диапазонам состоящим из всех видов блюд каждой конкретной категории.
Для этого в панели вкладок выбираем Формулы -> Определенные имена -> Присвоить имя:
Выделяем диапазон ячеек A2:A6 и создаем диапазон с именем Пицца, аналогичные действия повторяем и для списков с суши (имя диапазона — Суши) и пастой (имя диапазона — Паста):
Обратите внимание, что при создании имен диапазонов имя не должно включать в себя пробелы.
В том случае если в названии категории все же содержится пробел (например, Японская кухня), то одним из вариантов решения является использование нижнего подчеркивания вместо пробела в имени диапазона (Японская_кухня). Создадим первый выпадающий список в ячейке A10, состоящий из категорий блюд (Пицца, Суши и Паста)
В панели вкладок выбираем Данные -> Работа с данными -> Проверка данных, указываем тип данных Список и в качестве источника выделяем диапазон A1:C1:
Создадим первый выпадающий список в ячейке A10, состоящий из категорий блюд (Пицца, Суши и Паста). В панели вкладок выбираем Данные -> Работа с данными -> Проверка данных, указываем тип данных Список и в качестве источника выделяем диапазон A1:C1:
Теперь создаем второй выпадающий список, полностью повторяем действия с созданием первого списка, только в поле Источник записываем формулу =ДВССЫЛ(A10):
Имена созданных диапазонов обязательно должны совпадать с элементами первого списка, поэтому если в первом списке есть категории содержащие пробелы, то при обращении к имени диапазона необходимо заменить пробелы на нижние подчеркивания.
Это можно осуществить с помощью функции ПОДСТАВИТЬ, которая позволяет заменить старый текст (пробел) на новый текст (нижнее подчеркивание) в текстовой строке, т.е. в нашем случае формула примет вид =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(A10;» «;»_»)).
Также минусом данного способа создания списков является невозможность использования динамических именованных диапазонов.
Подробно ознакомиться с примером зависимых выпадающих списков — скачать пример.
Удачи вам и до скорой встречи на страницах блога Tutorexcel.ru!
Раскрывающийся список с подстановкой данных
Если ваша таблица предполагает постоянные изменения, и вы не хотите, чтобы это повлияло на содержимое вашего выпадающего списка, то вам поможет следующий способ. Воспользуйтесь им, и тогда редактирование данных ячеек будет автоматически отображено в выпадающем списке. Для этого проделайте следующее:
- Выделите левой кнопкой мышки диапазон для списка (в данном примере это будет перечень деревьев), затем откройте вкладку «Главная» и выберите меню «Форматировать как таблицу».
Итак, список готов. Выглядеть он будет вот так.
Давайте протестируем это. Для начала добавим в нашу новую отформатированную таблицу новую ячейку «ёлка». Как видите, это же значение добавилось в список.
Если удалить ячейку (в данном случае мы удалили «берёза»), это тоже отобразится на содержании раскрывающегося списка.
Выпадающий список в Excel с подстановкой данных
Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.
Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения
Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья»
То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:
Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:
Добавим в таблицу новое значение «елка».
Теперь удалим значение «береза».
Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.
Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.
- Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
- Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
- Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
- Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
- Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
- Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».
Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».
Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».
Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе
Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:
- Нажмите на вкладку “ Главная ” на Панели инструментов;
- Нажмите “ Найти и выделить ” и выберите пункт “ Выделить группу ячеек “:
В диалоговом окне выберите пункт “ Проверка данных “. В этом поле есть возможность выбрать пункты “ Всех ” и “ Этих же “. “ Всех ” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “ этих же ” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “ всех “:
Нажав “ ОК “, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.
Что такое выпадающий список и для чего он нужен?
Выпадающий список в Excel, представляет собой функцию занесения данных, статичного типа, в одну ячейку. Эта опция создана для облегчения работы с таблицами, например, при заполнении финансовых отчетов, разнообразных прайс-листов и т.п., создаются реестры статичных значений (дата, название продукции, наименование должностей и имен сотрудников и т.п.), которые потом очень удобно использовать в процессе заполнения серийной документации (множество однотипных документов).
Простыми словами, основной его функцией является быстрое заполнение, либо коррекция определенных сегментов документа. Все значения не нужно вводить вручную, а просто выбирать из перечня уже имеющиеся.
